Veelgestelde vragen

Een vrijblijvende optie plaatsen kan door telefonisch of per e-mail contact met ons op te nemen. Wij bevestigen per e-mail dat wij een vrijblijvende optie hebben geplaatst en communiceren dan ook de bijbehorende prijzen en voorwaarden.

Een optie blijft 14 dagen geldig, daarna nemen wij contact op om te vragen of de optie bevestigd of verlengd kan worden. Indien wij geen reactie ontvangen binnen 5 werkdagen, dan komt de optie automatisch te vervallen. Langer nodig dan 14 dagen? Het is in de meeste gevallen geen probleem om de optie vrijblijvend voor een wat langere tijd vast te houden.

Ja, een vrijblijvende optie kun je probleemloos en kosteloos annuleren. Neem daarvoor gerust contact met ons op.

De optie omzetten naar een definitieve boeking kan door ons via de e-mail kenbaar te maken dat je de artiest definitief wilt boeken. Goed om te weten: vanaf het moment dat de artiest schriftelijk bevestigd wordt zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing. Het optreden wordt namelijk voor je vastgezet in de agenda van de artiest en andere aanvragen zullen afgewezen worden.

In dit geval kunnen wij een 2e optie plaatsen. Indien je de artiest definitief wil bevestigen vragen wij de 1e optant om binnen 48-uur te laten weten of zij de artiest wel of niet willen boeken. Mocht de 1e optant besluiten te boeken, dan bieden wij je graag een passend alternatief aan.

Indien een 2e optant wil bevestigen dan vragen wij je binnen 48-uur (2 werkdagen) te laten weten of je de artiest wel of niet wilt boeken. Mocht je nog geen beslissing kunnen maken, dan komt de optie te vervallen en bieden wij je graag een passend alternatief aan.

Een artiest boeken kan door contact op te nemen met ons via het contactformulier, via 085 3030 897 of info@entertainment-agency.nl.

Er kan sprake zijn van bijkomende kosten buiten de standaard prijs van de artiest. Bijkomende kosten kunnen zijn; een podium, geluid en licht, stroomvoorziening, warme gezonde maaltijd voor artiesten en techniek, kleedkamer met diverse versnaperingen en drinken, 9% BTW, 7% BumaStemra afdracht (geldt niet voor privé evenementen), vergoeding parkeerkosten en (extra) reiskosten.

Bij een aanvraag communiceren wij duidelijk de prijzen en voorwaarden. Bij het boeken van een artiest ontvang je van ons de rider met daarin de technische eisen en hospitality wensen van de artiest.

Afwijkingen van de rider/voorwaarden kunnen leiden tot extra kosten, zoals bijvoorbeeld wachturen in verband met vroege opbouw of latere afbouw of extra stagehands als er een trap aanwezig is.

Alle kosten worden duidelijk van tevoren gemeld op basis van de informatie die wij ontvangen. Geen verrassingen achteraf!

Een artiest is geboekt zodra dit schriftelijk door de klant is bevestigd via de e-mail. De definitieve bevestiging volgt wanneer wij de artiest per e-mail bevestigd hebben. Goed om te weten: vanaf dit moment zijn ook de annuleringsvoorwaarden van toepassing (zelfs wanneer er nog geen overeenkomst is verstuurd). Het optreden wordt namelijk voor je vastgezet in de agenda van de artiest en andere aanvragen zullen afgewezen worden.

Op onze diensten en services zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Deze zijn hier te vinden.

Bij de bevestiging vanuit Entertainment Agency zit ook een link naar onze ‘online boekingsvragen’. Deze vragen wij binnen 7 dagen digitaal in te vullen zodat wij de overeenkomst en factuur kunnen opmaken.

Alleen bij buiten Nederland gevestigde partijen en particulieren brengen wij een aanbetaling van 15% in rekening. Zonder aanbetaling is het helaas niet mogelijk om een artiest te boeken.

BumaStemra int vergoedingen voor het gebruik van auteursrechtelijke muziek. Als organisator van een evenement dien je hiervoor een licentie aan te vragen en een vergoeding af te dragen. Wij dragen in het beginsel geen vergoeding af aan BumaStemra, hier is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor.

• Wanneer dragen wij wel een vergoeding af?
  Sommige artiesten (bijvoorbeeld bekende artiesten) brengen standaard BumaStemra kosten in rekening, dit is 7% van de uitkoopsom. In dit geval factureren wij deze 7% door naar de Opdrachtgever. Indien de Opdrachtgever geen licentievergoeding wil afdragen via ons en dit zelf wil regelen met BumaStemra, dan is dit ook mogelijk. In dit geval vragen wij het BumaStemra licentienummer aan te leveren, zodat wij dit (verplicht) door kunnen geven aan de artiest of zijn vertegenwoordiger. Zonder de 7% vergoeding of het licentienummer is het helaas niet mogelijk om de artiest te boeken.
• Moet ik BumaStemra betalen?
  Evenementen met een privé karakter, zoals een bruiloft of een verjaardag zijn vrijgesteld van een licentie en hoeven daarom geen BumaStemra vergoeding af te dragen. Zakelijke evenementen dienen wel een licentie te hebben.
• Wat als ik meerdere artiesten heb geboekt?
  Het kan voorkomen dat je meerdere artiesten boekt voor hetzelfde evenement en bij de ene artiest wel BumaStemra afdraagt en bij de ander niet. In dat geval maakt BumaStemra een verrekening met de totale verschuldigde vergoeding voor de licentie het evenement, waardoor je niet teveel en niet te weinig betaald voor de licentie. Meer weten? Bekijk de website van BumaStemra.

Bij een optreden van een artiest komt het één en ander kijken. De belangrijkste technische eisen en hospitality wensen voor de artiest worden genoemd bij het verstrekken van de prijzen (benodigd podium, stroom en logistieke voorwaarden, e.d.). Bij het boeken van een artiest ontvang je ook de ’technische/hospitality rider’ van de artiest waarin alle technische eisen en hospitality wensen gespecificeerd staan. Twijfel niet om contact met ons op te nemen bij onduidelijkheden, we helpen je graag.

De klant is aansprakelijk voor de schade die bezoekers/gasten/externe apparatuur veroorzaken aan (de techniek van) de artiesten. Deze vergoeding is direct opeisbaar. Vergoeding valt niet altijd onder een aansprakelijkheidsverzekering. Er bestaan speciale evenementenverzekeringen om je in te kunnen dekken tegen dit soort schades. Entertainment Agency biedt geen verzekeringen aan.

Afhankelijk van de aankomsttijd is het wenselijk dat de opdrachtgever (conform de hospitality rider van de artiest) warme gezonde maaltijden, diverse versnaperingen en drinken verzorgd voor de artiest. Deze kosten zijn niet inbegrepen in de prijs waar je de artiest voor boekt.

Niet elke artiest heeft een podium nodig. Echter adviseren wij wel om de artiest(en) op een podium te plaatsen. Zo is de artiest voor alle gasten zichtbaar, kunnen artiest(en) en gasten een betere interactie voeren en dient het als natuurlijke grens tussen artiest en publiek. We willen voorkomen dat apparatuur beschadigd raakt of dat gasten struikelen over de apparatuur – helaas zien we dat regelmatig gebeuren. Een podium is los te boeken bij ons. Sommige locaties hebben al een (vast) podium in huis of een vaste leverancier hiervoor.

Een afsluitbare kleedkamer voor de meeste artiesten is zeer wenselijk (niet per sé voor DJ’s). Hier kan de artiest zich voorbereiden, rust pakken in de pauzes en zijn spullen achterlaten. De kleedkamer dient voorzien te zijn van een slot, tafel, voldoende stoelen, een spiegel en diverse versnaperingen en drinken. Indien de ruimte niet op slot kan of onvoldoende beveiligd is, is de schade door diefstal voor rekening van de opdrachtgever.

De wensen van de artiest voor het optreden staan omschreven in een technische en hospitality rider. Het is belangrijk om te voldoen aan deze wensen om het optreden vlekkeloos te laten verlopen. Indien er afwijkingen zijn worden hier afspraken over gemaakt. De riders zijn bij ons op te vragen, neem daarvoor contact met ons op.

Normaal gesproken is dit geen probleem, zolang dit binnen de afgesproken productie uren van de artiest valt. Buiten de standaard productie uren worden er wachturen gerekend. Dit is een extra vast bedrag per uur om bijvoorbeeld eerder opbouwklaar te zijn of later af te bouwen. In sommige gevallen is het tijdsschema aanpassen niet mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de artiest een optreden ervoor of erna heeft gepland. Weet in ieder geval dat wij ons best doen om altijd zo goed mogelijk mee te denken.

Na het definitief boeken van de artiest brengen wij (enkel bij buiten Nederland gevestigde partijen en particulieren) 15% reserveringskosten in rekening. Dit bedrag dient binnen 14 dagen betaald te zijn. Ongeveer 30 dagen voor het optreden ontvang je van ons de factuur met het resterend bedrag. Dit moet uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan het evenement bij ons binnen zijn.

Helaas is achteraf betalen niet mogelijk. De factuur dient 14 dagen voorafgaand aan het evenement 100% te zijn voldaan. Enkel bij een onontkoombaar inkoopbeleid maken wij hier bij hoge uitzondering onderling afspraken over.

Het is mogelijk om de geboekte artiest te annuleren. Hier zijn annuleringskosten aan verbonden.

Soms moet een evenement verplaatst worden, al dan niet door vervelende omstandigheden. Het is mogelijk om de geboekte artiest te verplaatsen naar een andere datum, mits de artiest dan beschikbaar is. Hier zitten financiële consequenties aan verbonden, de annuleringskosten zijn van toepassing. Uiteraard proberen wij waar mogelijk zoveel mogelijk mee te denken.

De annuleringskosten zijn een percentage van het overeengekomen totaalbedrag en worden berekend volgens deze staffel:
– meer dan 12 maanden voor het evenement: 15%
– 5 tot 12 maanden voor het evenement: 25%
– 3 tot 5 maanden voor het evenement: 50%
– 1 tot 3 maanden voor het evenement: 75%
– binnen 1 maand voor het evenement: 100%

Als er schade ontstaat door een gast, je onverhoopt de evenementdatum moet verplaatsen of annuleren is dat ontzettend vervelend. Dit brengt vrijwel altijd extra kosten met zich mee. Ook niet alle schades vallen onder een aansprakelijkheidsverzekering. Er bestaan speciale evenementen- en bruiloftsverzekeringen om je tegen deze onverwachte kosten te verzekeren. Entertainment Agency biedt zelf geen verzekeringen aan.

Het kan gebeuren dat in verband met ziekte of overlijden het evenement niet door kan gaan. Ondanks dat wij dit een hele vervelende situatie vinden is het – zakelijk gezien – niet een geldige reden om kosteloos te kunnen annuleren. Er zijn annuleringskosten aan gebonden. Om niet voor onverwachte kosten te komen staan is het mogelijk om een evenementenverzekering af te sluiten voor je evenement. Entertainment Agency biedt geen verzekeringen aan.

Het kan gebeuren dat een muzikant of artiest ziek wordt. Wij beschikken over een groot netwerk, waardoor wij vrijwel altijd een vervangende artiest kunnen verzorgen. Let op; er zijn bepaalde dagen in het jaar (vooral mei, juni, september, december) waarop veel artiesten geboekt worden. Ondanks dat wij alles op alles zetten om een alternatief te vinden kan het voorkomen dat dit écht niet gaat lukken. Dan wordt het volledige bedrag geretourneerd.

BumaStemra int vergoedingen voor het gebruik van auteursrechtelijke muziek. Als organisator van een evenement dien je hiervoor een licentie aan te vragen en een vergoeding af te dragen. Wij dragen in het beginsel geen vergoeding af aan BumaStemra, hier is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor.

• Wanneer dragen wij wel een vergoeding af?
  Sommige artiesten (bijvoorbeeld bekende artiesten) brengen standaard BumaStemra kosten in rekening, dit is 7% van de uitkoopsom. In dit geval factureren wij deze 7% door naar de Opdrachtgever. Indien de Opdrachtgever geen licentievergoeding wil afdragen via ons en dit zelf wil regelen met BumaStemra, dan is dit ook mogelijk. In dit geval vragen wij het BumaStemra licentienummer aan te leveren, zodat wij dit (verplicht) door kunnen geven aan de artiest of zijn vertegenwoordiger. Zonder de 7% vergoeding of het licentienummer is het helaas niet mogelijk om de artiest te boeken.
• Moet ik BumaStemra betalen?
  Evenementen met een privé karakter, zoals een bruiloft of een verjaardag zijn vrijgesteld van een licentie en hoeven daarom geen BumaStemra vergoeding af te dragen. Zakelijke evenementen dienen wel een licentie te hebben.
• Wat als ik meerdere artiesten heb geboekt?
  Het kan voorkomen dat je meerdere artiesten boekt voor hetzelfde evenement en bij de ene artiest wel BumaStemra afdraagt en bij de ander niet. In dat geval maakt BumaStemra een verrekening met de totale verschuldigde vergoeding voor de licentie het evenement, waardoor je niet teveel en niet te weinig betaald voor de licentie. Meer weten? Bekijk de website van BumaStemra.