Veelgestelde vragen

Een vrijblijvende optie plaatsen kan door telefonisch of per e-mail contact met ons op te nemen. Wij bevestigen per e-mail dat wij een vrijblijvende optie hebben geplaatst en communiceren dan ook de bijbehorende prijzen en voorwaarden van de artiest.

Een optie blijft 14 dagen geldig, in de dagen hierna nemen wij contact op om te vragen of de optie bevestigd of verlengd kan worden. Indien wij geen reactie ontvangen binnen 7 dagen, dan komt de optie automatisch te vervallen. Langer nodig dan 14 dagen? Het is in de meeste gevallen geen probleem om de optie vrijblijvend voor een wat langere tijd vast te houden.

Ja, een optie is altijd geheel vrijblijvend en kun je probleemloos en kosteloos annuleren. Neem daarvoor gerust contact met ons op.

De optie omzetten naar een definitieve boeking kan door ons via de e-mail kenbaar te maken dat je de artiest definitief wilt boeken. Goed om te weten: vanaf het moment dat de artiest schriftelijk bevestigd wordt zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing. Het optreden wordt namelijk voor je vastgezet in de agenda van de artiest en andere aanvragen zullen afgewezen worden.

In dit geval kunnen wij een 2e optie plaatsen. Indien je de artiest definitief wil bevestigen vragen wij de 1e optant om binnen 48-uur te laten weten of zij de artiest wel of niet willen boeken. Mocht de 1e optant besluiten te boeken, dan bieden wij je graag een passend alternatief aan.

Indien een 2e optant wil bevestigen dan vragen wij je binnen 48 uur (2 werkdagen) te laten weten of je de artiest wel of niet wilt boeken. Mocht je nog geen beslissing kunnen maken, dan komt de optie te vervallen en bieden wij je graag een passend alternatief aan.

Een artiest boeken kan door contact op te nemen met ons via het contactformulier, via 085 3030 897 of info@entertainment-agency.nl.

Er kan sprake zijn van bijkomende kosten buiten de standaard prijs van de artiest. Bijkomende kosten kunnen zijn; een podium, geluid en licht, stroomvoorziening, warme gezonde maaltijd voor artiesten en techniek, kleedkamer met diverse versnaperingen en drinken, 9% BTW (voor o.a. particulieren en stichtingen), 7% BumaStemra afdracht (geldt niet voor privé evenementen), vergoeding parkeerkosten en eventuele (extra) reiskosten.

Bij een aanvraag communiceren wij duidelijk de prijzen en bijbehorende voorwaarden, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Bij het boeken van een artiest ontvang je van ons de ‘rider’ met daarin de technische eisen en hospitality wensen van de artiest.

Afwijkingen van de rider/voorwaarden kunnen leiden tot extra kosten, zoals bijvoorbeeld wachturen in verband met vroege opbouw of latere afbouw of extra stagehands als er een trap aanwezig is.

Alle kosten worden duidelijk van tevoren gemeld op basis van de informatie die wij ontvangen. Geen verrassingen achteraf!

Een artiest is geboekt zodra dit schriftelijk door jullie als opdrachtgever is bevestigd via de e-mail. De definitieve bevestiging volgt wanneer wij de artiest per e-mail bevestigd hebben. Goed om te weten: vanaf dit moment zijn ook de annuleringsvoorwaarden van toepassing (zelfs wanneer er nog geen overeenkomst is verstuurd). Het optreden wordt namelijk voor je vastgezet in de agenda van de artiest en andere aanvragen zullen afgewezen worden.

Op onze diensten en services zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Deze zijn hier te vinden.

Bij de bevestiging vanuit Entertainment Agency zit ook een link naar onze ‘online boekingsvragen’. Deze vragen wij binnen 7 dagen digitaal in te vullen zodat wij de overeenkomst en factuur kunnen opmaken.

Wij werken altijd met een aanbetaling, wat gebruikelijk is binnen de entertainmentbranche. Zonder aanbetaling is het helaas niet mogelijk om een artiest te boeken. Lees hiervoor meer onder het kopje ‘Betalingen en annulering’.

Op onze diensten is, zowel voor zakelijke opdrachtgevers als voor consumenten, geen herroepingsrecht van toepassing. Dit volgt uit artikel 6:230p sub e BW, dat een uitzondering maakt voor diensten op het gebied van vrijetijdsbesteding wanneer in de overeenkomst een specifieke datum of periode voor de uitvoering is vastgelegd. Het boeken van een artiest valt onder deze uitzondering.

Bij een optreden van een artiest komt het één en ander kijken. De belangrijkste zaken worden genoemd in een ‘rider’, ofwel de technische eisen (stroomvoorziening, podium, logistiek, etc.) en hospitality wensen (kleedkamer, warme maaltijd, etc.) van de desbetreffende artiest. De rider verstrekken we normaliter bij de bevestiging per e-mail én als bijlage in de overeenkomt. Twijfel niet om contact met ons op te nemen bij onduidelijkheden, we helpen je graag.

De opdrachtgever is aansprakelijk voor de schade die bezoekers/gasten/externe apparatuur veroorzaken aan (de techniek van) de artiesten. Deze vergoeding is direct opeisbaar. Vergoeding valt niet altijd onder een aansprakelijkheidsverzekering. Er bestaan speciale evenementenverzekeringen om je in te kunnen dekken tegen dit soort schades. Entertainment Agency biedt geen verzekeringen aan.

Afhankelijk van de aankomsttijd is het wenselijk dat de opdrachtgever (conform de hospitality rider van de artiest) warme voedzame maaltijden, diverse versnaperingen en drinken verzorgd voor de artiest. Deze kosten zijn niet inbegrepen in de prijs waar je de artiest voor boekt. Eventueel is een buy-out van de warme maaltijd mogelijk voor 20 EU (exclusief 9% BTW) per persoon, echter is dit niet wenselijk.

Een goede feestsetting vraagt om muziek die boven het geroezemoes uitkomt. Wist je dat een volle zaal met pratende gasten al snel 93 à 94 decibel (dB) haalt? Houd er rekening mee dat een artiest, DJ of band in zo’n setting meestal tussen de 95 en 100 dB produceert om echt sfeer te brengen. Bespreek dit dus altijd vooraf met de locatie om verrassingen te voorkomen. We denken graag mee over een passende oplossing bij beperkingen.

Niet elke artiest heeft een podium nodig. Echter adviseren wij wel om de artiest(en) op een podium te plaatsen. Zo is de artiest voor alle gasten zichtbaar, kunnen artiest(en) en gasten een betere interactie voeren en dient het als natuurlijke grens tussen artiest en publiek. We willen voorkomen dat apparatuur beschadigd raakt of dat gasten struikelen over de apparatuur – helaas zien we dat regelmatig gebeuren. Een podium is los te boeken bij ons. Sommige locaties hebben al een (vast) podium in huis of een vaste leverancier hiervoor.

Een afsluitbare kleedkamer voor de meeste artiesten is zeer wenselijk (niet per sé voor DJ’s). Hier kan de artiest zich voorbereiden, rust nemen in de pauzes en zijn spullen achterlaten. De kleedkamer dient voorzien te zijn van een slot, tafel, voldoende stoelen, een spiegel en diverse versnaperingen en drinken. Indien de ruimte niet op slot kan of onvoldoende beveiligd is, is de schade door diefstal voor rekening van de opdrachtgever.

De wensen van de artiest voor het optreden staan omschreven in een technische en hospitality rider. Het is belangrijk om te voldoen aan deze wensen om het optreden vlekkeloos te laten verlopen. Indien er afwijkingen zijn worden hier afspraken over gemaakt. De riders zijn bij ons op te vragen, neem daarvoor contact met ons op.

Normaal gesproken is dit geen probleem, zolang dit binnen de afgesproken productie uren van de artiest valt. Buiten de standaard productie uren worden er extra productie-uren gerekend. Dit is een extra vast bedrag per uur om bijvoorbeeld eerder opbouwklaar te zijn of later af te bouwen. In sommige gevallen is het tijdsschema aanpassen niet mogelijk, bijvoorbeeld wanneer de artiest een optreden ervoor of erna heeft gepland. Weet in ieder geval dat wij ons best doen om altijd zo goed mogelijk mee te denken.

Is er tijdens een evenement een calamiteit of gebrek en kom je er niet uit met onze contactpersonen op locatie? Dan kun je ons enkel telefonisch bereiken via ons noodnummer: 06 10 220 450.

Na het definitief boeken van de artiest brengen wij 25% reserveringskosten bij reguliere artiesten en 50% bij bekende artiesten in rekening. Dit bedrag dient binnen 7 dagen betaald te zijn. Ongeveer 6 weken voor het optreden ontvang je van ons de (rest)factuur. Deze dient uiterlijk 21 dagen voorafgaand aan het evenement volledig voldaan te zijn. Vooraf betalen is gebruikelijk binnen de entertainmentbranche.

Helaas is achteraf betalen niet mogelijk. De factuur dient 21 dagen voorafgaand aan het evenement 100% te zijn voldaan. Enkel bij een onontkoombaar inkoopbeleid maken wij hier bij hoge uitzondering onderling afspraken over.

Het is mogelijk om de geboekte artiest te annuleren. Hier zijn annuleringskosten aan verbonden. Hieronder lees je meer over de annuleringskosten.

Soms moet een evenement verplaatst worden, al dan niet door vervelende omstandigheden. Het is mogelijk om de geboekte artiest te verplaatsen naar een andere datum, mits de artiest dan beschikbaar is. Hier zitten financiële consequenties aan verbonden, de annuleringskosten zijn van toepassing. Uiteraard proberen wij waar mogelijk zoveel mogelijk mee te denken!

De opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst te annuleren. In dat geval is opdrachtgever echter wel gehouden 100% van de opdrachtsom te voldoen. Indien de opdrachtgever een consument (particulier) is, geldt dat de opdrachtgever gehouden is de als gevolg van de annulering door ons geleden verlies (waaronder de gemaakte kosten, zoals annuleringskosten artiesten, techniek en onze administratiekosten) en de gederfde winst te compenseren. Deze compensatie is direct opeisbaar.

Als er schade ontstaat door een gast, je onverhoopt de evenementdatum moet verplaatsen of annuleren is dat ontzettend vervelend. Dit brengt vrijwel altijd extra kosten met zich mee. Ook niet alle schades vallen onder een aansprakelijkheidsverzekering. Er bestaan speciale evenementen- en bruiloftsverzekeringen om je tegen deze onverwachte kosten in te dekken. Entertainment Agency biedt zelf geen verzekeringen aan.

Het kan gebeuren dat in verband met ziekte of overlijden het evenement niet door kan gaan. Ondanks dat wij dit een hele vervelende situatie vinden is het – zakelijk gezien – niet een geldige reden om kosteloos te kunnen annuleren. Er zijn annuleringskosten aan gebonden. Om niet voor onverwachte kosten te komen staan is het mogelijk om een evenementenverzekering af te sluiten voor je evenement. Entertainment Agency biedt geen verzekeringen aan.

Het kan gebeuren dat een muzikant of artiest ziek wordt. Wij beschikken over een groot netwerk, waardoor wij vrijwel altijd een vervangende artiest kunnen verzorgen. Let op; er zijn bepaalde dagen in het jaar (vooral mei, juni, september, december) waarop veel artiesten geboekt worden. Ondanks dat wij alles op alles zetten om een alternatief te vinden kan het voorkomen dat dit écht niet gaat lukken. Dan wordt het volledige bedrag gecrediteerd.

BumaStemra int vergoedingen voor het gebruik van auteursrechtelijk beschermde muziek. Denk aan songteksten, melodieën en composities. Wanneer muziek live wordt uitgevoerd of wordt afgespeeld op jullie evenement, is meestal een vergoeding vereist.

Als officieel aangesloten boekingskantoor brengen wij namens BumaStemra 7% over het totale verkoopbedrag in rekening, en regelen wij de afdracht voor jullie zodat jullie dit niet zelf hoeven te doen.

Wij verzorgen de BumaStemra-afdracht voor alle zakelijke en openbare evenementen, bijvoorbeeld bedrijfsfeesten, festivals, besloten bedrijfsevenementen, evenementen met ticketverkoop of sponsoring en optredens op publieke locaties.

Voor privé-evenementen, zoals bruiloften en verjaardagen, geldt een uitzondering: deze zijn vrijgesteld van een vergoeding, waardoor jullie niets hoeven te regelen en niets hoeven te betalen. Voorwaarde is wel dat het evenement ook privé geboekt wordt (dus niet op een bedrijfsnaam).

De verplichte BumaStemra-vergoeding is 7% over het totale verkoopbedrag (inclusief licht, geluid, reiskosten en aanvullende techniek) exclusief 21% BTW.
We vermelden het bedrag altijd duidelijk op de overeenkomst en factuur, zodat alles transparant is.

Niet nodig: Als wij de enige partij zijn die de muziek verzorgt en er géén kaartverkoop plaatsvindt, is de door ons berekende BumaStemra-vergoeding voldoende. Alles is dan geregeld en je hoeft verder niets te doen.

Wél nodig: Is er kaartverkoop, of is er naast onze muziek nog andere muziek aanwezig (zoals achtergrondmuziek of andere acts die niet via ons zijn geboekt)? Dan dien je als organisator zelf een aanvullende BumaStemra-licentie aan te vragen. Deze kun je hier regelen: https://bumastemra.nl/licentie/evenementen/

Een locatie met een doorlopende Buma-licentie dekt meestal geen live optredens die jullie organiseren. Deze licentie is bijvoorbeeld bedoeld voor achtergrondmuziek in het restaurant. De locatie kan jullie hier meer over vertellen.

De vergoeding die wij namens jullie afdragen, wordt door BumaStemra uitgekeerd aan de makers van de muziek. Dit gebeurt op basis van setlijsten, zodat de juiste rechthebbenden worden beloond.

Jullie kunnen altijd contact met ons opnemen voor vragen. Op website van BumaStemra zelf vind je ook meer informatie.